Hầu hết bất kỳ ai làm trong các lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là các bạn làm trong marketing đều đã từng nghe qua Brief. Một bản brief tốt sẽ khởi đầu cho một chiến dịch quảng cáo thành công.
Brief là gì? Một bản brief là một tài liệu với các hướng dẫn để chạy các chiến dịch và dự án tiếp thị được gửi từ khách hàng (Client) đến với các công ty dịch vụ Marketing (Agency) để thông báo các phương án cần thực hiện và các quy trình thực hiện nó.
Brief nghĩa là gì?
Brief là một tài liệu với các hướng dẫn để chạy các chiến dịch và dự án tiếp thị được gửi từ khách hàng (Client) đến với các công ty dịch vụ Marketing (Agency) để thông báo các phương án cần thực hiện và các quy trình thực hiện nó.
Các tài liệu này được chia sẻ nội bộ trong công ty qua các vị trí khác nhau như copywriters hay graphic designers, để mọi người nắm rõ các nội dung mà khách hàng yêu cầu, đáp ứng tốt các nhu cầu khách hàng. Brief của bạn sẽ chứa các hướng dẫn và thông tin để đảm bảo rằng các dự án hoặc chiến dịch tiếp thị được đề xuất được thực hiện thành công.
Tầm quan trọng của brief trong marketing
Brief là một nền tảng vững chắc cho các bước đầu của chiến dịch tiếp thị. Điều này nhằm đảm bảo rằng tất cả các nhóm tham gia vào chiến dịch đều được cập nhật thông tin về tất cả các hoạt động đang diễn ra và các chiến lược sẽ được thực hiện.
Brief không chỉ là nền móng vững chắc của dự án quảng cáo mà còn có nhiều lợi ích khác. Dưới đây là một số lợi ích của việc tạo brief:
- Đặt mục tiêu rõ ràng cho chiến dịch tiếp thị của bạn
- Đưa ra cột mốc thời gian rõ ràng để dễ dàng theo dõi
- Giao trách nhiệm cho các thành viên hoặc các bên liên quan
- Giúp mô tả mục đích của chiến lược tiếp thị
- Đưa ra các phép so sánh sẽ giúp xác định sự thành công của chiến dịch của bạn
- Xác định đối tượng và kết quả mong muốn của một dự án hoặc chiến dịch
Nói tóm lại, một bản tóm tắt tiếp thị giúp mọi người cập nhật, làm rõ vai trò và mục tiêu, đồng thời đơn giản là loại bỏ khả năng xảy ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Đó là lý do tại sao một bản brief được định dạng tốt và có cấu trúc tốt có thể tạo nên hoặc phá vỡ một chiến dịch tiếp thị.
Các loại brief thường gặp
Brief là một trong những phương tiện giao tiếp chính trong một chiến dịch quảng cáo để tất cả mọi người đều nắm rõ các nội dung cần làm. Có 2 loại brief chính thường được sử dụng bao gồm communication brief và creative brief.
Communication brief
Communication brief là bản brief được client và bộ phận Account trong công ty Agency dùng để trao đổi các thông tin và tạo ra các chiến dịch quảng bá. Communication brief sẽ được tạo dựa trên nguyên tắc 5W1H. 5W tượng trưng cho các câu hỏi What, When, Where, Why, Who và 1H là How.
Mục đích communication brief được tạo ra để giải đáp các vấn đề sau:
- Mục đích chính mà doanh nghiệp muốn đạt được
- Thông tin liên quan đến các thương hiệu vấn đề đang xảy ra hiện nay
- Thông tin sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp
- Đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp là ai, họ đang có những chiến dịch quảng cáo nào?
- Các tệp khách hàng hướng đến và chiến lược Marketing phù hợp là gì?
- Các vấn đề đang gặp phải trong chiến dịch Marketing
- Thông điệp chính muốn truyền tải là gì?
- Hiệu ứng truyền thông doanh nghiệp muốn tạo ra
- Ngân sách giới hạn của công ty
Creative brief
Creative brief là bản brief trong nội bộ doanh nghiệp Agency do bộ phận Account viết và gửi cho bộ phận Creative Team để tóm tắt nội dung cũng như truyền động lực và tạo nên nguồn cảm hứng để Creative Team có thể đưa ra nội dung một cách sáng tạo và đầy đủ các yêu cầu của Client.
Creative brief sẽ giúp các bộ phận trong chiến dịch giải đáp được nhiều vấn đề khác nhau:
- Kỳ vọng kinh doanh cho thương hiệu nào và làm sao để tăng hiệu quả của chiến dịch quảng cáo
- Đối tượng mục tiêu mà cần hướng đến là ai? Khách hàng tiềm năng và các phân khúc thị trường nào dành cho sản phẩm này.
- Làm sao để có hiệu quả truyền thông tốt nhất. Có thể làm truyền thông qua các cách như lời kêu gọi hành động hay khuyến khích mọi người tìm hiểu thêm thông tin ,v.v.
- Thông điệp cốt lõi cần truyền tải là gì và làm sao để tạo ra các thông điệp có sức ảnh hưởng nhất.
- Mục tiêu hướng đến trong các chiến dịch truyền thông bạn muốn hướng đến là gì?
- Có các cột mốc cụ thể như thời gian phát triển các ý tưởng dài bao lâu, ngày duyệt các nội dung hay ngày trình bày ý tưởng đến với khách hàng.
- Các kênh truyền thông có sức ảnh hưởng lớn cho chiến dịch truyền thông và các đối tượng khách hàng.
Nguyên tắc cơ bản để tạo nên brief là gì?
Cho dù là communication brief hay creative brief thi để tạo nên một bản brief thành công, bạn cần ghi nhớ những nguyên tắc cơ bản để tạo nên một bản brief hoàn hảo và truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết.
Brief ở dạng văn bản
Brief cần được thực hiện ở dạng văn bản là nguyên tắc cơ bản nhất để tạo nên một bản brief. Ở dạng văn bản, người viết brief có thể trình bày ý tưởng một cách thoải mái nhưng vẫn rõ ràng và có hệ thống.
Điều này giúp người nhận brief dễ dàng đọc các ý tưởng và lưu trữ các bản brief. Brief ở dạng văn bản luôn nhận được sự đánh giá cao của các công ty agency khi gửi bản brief để được duyệt.
Định dạng chuẩn xác
Brief được gửi đi cần có định dạng chuẩn xác để các marketer nhanh chóng hiểu được và nắm rõ các nội dung cốt lõi, xác định và ghi nhớ những điều quan trọng.
Đơn giản mà rõ ràng
Mục đích chính của brief chính là để người nhận brief hiểu nhanh gọn đơn giản những nội dung được truyền tải. Brief là bản tóm tắt nội dung nên nội dung cần được rút gọn mà vẫn đầy đủ ý đảm bảo agency có thể nắm được mấu chốt của văn bản.
Các thông tin chi tiết hoặc văn bản bổ sung nên được gửi đính kèm riêng để tránh brief có nhiều nguồn thông tin làm chậm tiến độ công việc của cả hai bên.
Mục tiêu được trình bày logic
Mục đích chính của brief để truyền tải thông điệp mục tiêu của client đến với agency. Do đó, để agency có thể giúp bạn đạt được kết quả như mong muốn, các mong muốn cần được trình bày một cách rõ ràng.
Mục tiêu chung chung sẽ làm giảm tính truyền đạt thông tin của brief và có thể dẫn đến các mâu thuẫn căng thẳng giữa client and agency do sự hiểu lầm thông tin giữa hai bên. Mục tiêu trong brief nên bắt đầu bằng động từ và không cần có chủ ngữ.
Mục tiêu cũng nên có các số liệu và bối cảnh cụ thể để agency có thể dựa vào đó để đánh giá tính hiệu quả của chiến dịch Marketing, đặt ra các tiêu chuẩn có thể dao động được.
Ngân sách đầy đủ
Client thường “ngại” khi đưa ra ngân sách cho các agency. Một trong những lý do để client “ngại” chính là do nỗi sợ agency sẽ chi quá mức cần thiết. Tuy nhiên, việc này chỉ đang ngăn cản sự hợp tác phát triển của cả hai bên.
Các khách hàng nên đề cập các ngân sách đầy đủ để agency có thể đưa ra các định hướng ý tưởng phù hợp với ngân sách được đưa ra.
Bên cạnh đó, agency cũng cần xây dựng lòng tin với khách hàng thông qua việc xây dựng các chiến dịch phù hợp hiệu quả mà vẫn không vượt quá ngân sách cũng như các chiến dịch vẫn đảm bảo được tính hiệu quả tốt nhất.
Deadline cụ thể, hợp lý
Khi gửi brief đến các agency, client cần có ngày deadline rõ ràng và có thời gian deadline phù hợp với cả hai. Agency phục vụ nhiều khách hàng cùng lúc, do đó sẽ rất khó cho agency nếu bạn yêu cầu kế hoạch ngay lập tức.
Thông thường, các dự án đều trải qua các giai đoạn như thảo luận trong team, trao đổi với account, lên ý tưởng và trình bày ý tưởng đến với client.
Client sẽ có quyền yêu cầu các agency làm lại và chỉnh sửa nếu họ chưa thật sự vừa lòng với bản kế hoạch được gửi. Sau khi cùng thống nhất được các ý tưởng cho chiến dịch, agency sẽ dựa trên brief để bắt đầu lên kế hoạch và thời gian thực hiện chiến dịch marketing một cách cụ thể và được triển khai dưới sự giám sát của khách hàng.
Quy trình làm việc với brief
Để tránh những mâu thuẫn không đáng có trong quá trình làm việc giữa client và agency, cần có quy trình cụ thể với brief. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình làm việc.
Bước 1: Brief
Khách hàng sẽ cung cấp brief cho agency bao gồm các thông tin cần thiết để agency có thể nắm bắt thông tin đầy đủ và lên kế hoạch cho các dự án chiến dịch quảng cáo.
Bản brief là bước đầu tiên trong bất kỳ dự án nào và brief để khách hàng cũng như agency giao tiếp dễ dàng hơn.
Bước 2: Planning
Sau khi agency đã nắm rõ các yêu cầu của khách hàng, họ sẽ lên các kế hoạch từ tổng quan cho đến chi tiết cho các chiến dịch marketing.
Kế hoạch tổng quan sẽ là các ý tưởng lớn, ngân sách được sử dụng cũng như chiến dịch sẽ được triển khai như thế nào trên các nền tảng nào.
Bước 3: Production
Bản kế hoạch sẽ được gửi lại client và nếu bản kế hoạch được thông qua, agency sẽ tiến hành triển khai kế hoạch như tiến hành sản xuất các nội dung, hình ảnh, video để đưa lên các kênh thông tin quảng bá như đã thống nhất trong bản kế hoạch.
Bước 4: Advertising
Để các chiến dịch đạt hiệu quả tốt nhất, agency cần cụ thể hoá các kế hoạch chạy quảng cáo để tiếp cận được tệp khách hàng tiềm năng và tối ưu quảng cáo.
Bước 5: Report & Payment
Sau khi hoàn thành các chiến dịch, client và agency sẽ cùng ngồi lại để đút kết các kinh nghiệm và rút bài học từ chiến dịch trên để cùng nhau phát triển trong các bài học trên. Và bước cuối cùng là khoản nghiệm thu và thanh toán giữa hai bên.
Mong rằng với những thông tin trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan về Brief là gì và những đặc điểm cần có để tạo nên một bản brief chuẩn-chỉnh trong marketing. Brief là công cụ quan trọng giúp định hình chiến dịch và đảm bảo sự thành công trong công tác tiếp thị của doanh nghiệp.
Vietnamese 
English