Để trở thành một nhân viên công sở xuất sắc và đáng tin cậy, bạn cần nắm vững rất nhiều kỹ năng. Từ kỹ năng cứng đến kỹ năng mềm, từ kỹ năng chuyên môn đến kỹ năng giao tiếp.
Trong số đó, kỹ năng tin học văn phòng là một yêu cầu quan trọng mà mỗi nhân viên cần phải đạt được. Qua bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết cho dân công sở.
Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Đầu tiên, hãy tìm hiểu kỹ năng tin học văn phòng là gì. Kỹ năng tin học văn phòng đề cập đến việc sử dụng các phần mềm phục vụ công việc một cách thành thạo. Tên gọi này có vẻ đơn giản, nhưng thực tế là hầu hết mọi người cảm thấy bối rối trước sự phức tạp của công nghệ, không biết nhà tuyển dụng muốn nói gì khi nhắc đến “kỹ năng máy tính” hay “kỹ năng tin học văn phòng”.
Đối với hầu hết các công việc, nhà tuyển dụng mong đợi ứng viên có ít nhất một số kỹ năng văn phòng cơ bản.
Bạn cũng sẽ cần có những kỹ năng và chứng chỉ cao cấp hơn cho nhiều vị trí liên quan đến ứng dụng công nghệ. Hãy nhấn mạnh những kỹ năng phù hợp nhất của bạn khi nộp đơn xin việc, bất kể vai trò.
Thông thường, nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên có thể sử dụng các chương trình cụ thể, chẳng hạn như Adobe Illustrator hoặc WordPress. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ có thể thay đổi sở thích của các nhà tuyển dụng tiềm năng.
Thường thì, nhà tuyển dụng quan tâm đến ứng viên nhanh nhạy trong việc sử dụng các chương trình và công nghệ mới, cũng như ứng viên đã quen thuộc với các chương trình hiện tại.
Tầm quan trọng của việc thuần thục các kỹ năng tin học văn phòng
Khi công nghệ trở nên ngày càng phổ biến, các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm nhân sự có kỹ năng văn phòng cơ bản. Bất kể bạn làm việc trong ngành nghề nào, có thể bạn cần phải sử dụng kỹ năng tin học văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ của mình và tìm việc làm ngay từ đầu.
Kỹ năng tin học văn phòng trong CV cũng là một điểm cộng để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Nhiều văn phòng yêu cầu quản trị viên có kỹ năng văn phòng vững vàng. Quản trị viên văn phòng chịu trách nhiệm về lịch trình, tổ chức và quan hệ khách hàng. Họ thường là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại nhận được về công ty. Đó là lý do tại sao kỹ năng văn phòng phù hợp là điều cần thiết.
Với một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết sẽ tăng hiệu suất tổng thể của công ty.
Một số kỹ năng tin học văn phòng cần được nắm vững
Các kỹ năng tin học văn phòng cần biết sẽ phụ thuộc vào công việc, đội nhóm, công ty và ngành nghề bạn làm việc. Ví dụ, những người làm trong lĩnh vực tiếp thị có thể cần quen thuộc với các chương trình phân tích dữ liệu.
Bất kể chức năng công việc của bạn là gì, bạn cần cảm thấy thoải mái khi sử dụng phần mềm quản lý dự án như Asana hoặc Trello nếu nhóm hoặc công ty của bạn sử dụng các chương trình này.
Dưới đây là một số loại kỹ năng tin học văn phòng phổ biến (nhớ rằng chúng có thể trùng lặp – và danh sách này không đầy đủ):
Bộ phần mềm văn phòng
Bộ Office là tập hợp các chương trình được sử dụng để thực hiện nhiều nhiệm vụ công việc. Chúng thường bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, email, lịch và phần mềm lưu trữ. Chúng cũng bao gồm các chương trình họp trực tuyến.
Có một số bộ phần mềm văn phòng phổ biến, bao gồm:
- Microsoft Office bao gồm Excel, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, Teams và Word
- Google Workspace bao gồm Calendar, Chat, Docs, Drive, Meet, Sheets và Slides
- Apple iWork bao gồm Keynote, Numbers và Pages
Biết những điều cơ bản về các chương trình này là điều cần thiết cho nhiều công việc. Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ mong đợi bạn biết cách sử dụng chúng ở một mức độ nào đó. Vì vậy, nếu bạn không thể trả phí cao cho Microsoft Office, bạn có thể sử dụng Google Workspace miễn phí để làm quen với những kiến thức cơ bản về các công cụ này.
Các công cụ trình chiếu
Nhiều công việc yêu cầu bạn trình diễn trước mọi người, bằng cách chia sẻ kết quả của một dự án, chiến dịch hoặc ý tưởng; đưa ra một đề xuất mới cho đồng nghiệp hoặc khách hàng; hoặc đào tạo đồng đội về quy trình hoặc công nghệ mới.
Phần mềm bạn sử dụng để tạo bản trình bày thường được tìm thấy trong các bộ văn phòng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng các yếu tố trực quan khác như trực quan hóa dữ liệu, đồ họa hoặc video từ các chương trình hoặc phần mềm khác. Một số công cụ trình chiếu phổ biến nhất là:
- Apple Keynote
- Canva
- Các công cụ trực quan số liệu như Microsoft Excel, Tableau, Google Charts và Infogram
- Google Slides
- Microsoft PowerPoint
- Prezi
Các phần mềm bảng tính
Giống như phần mềm trình chiếu, các chương trình cần thiết để tạo và thao tác trên bảng tính thường được tìm thấy trong các bộ văn phòng.
Tùy thuộc vào công việc và ngành nghề, bạn có thể cần sử dụng bảng tính cho nhiều tác vụ, bao gồm theo dõi tiến độ, doanh số bán hàng, danh sách khách hàng, ngân sách quảng cáo hoặc các nhiệm vụ khác; tạo macro để tự động hóa các tác vụ thường xuyên; phân tích, theo dõi, lưu trữ và trực quan hóa dữ liệu; hoặc tạo lịch biểu, biểu đồ và các trình diễn khác.
Tuy nhiên, dù bạn làm bất kỳ công việc nào, bạn cần biết cách đọc và cập nhật bảng tính, sắp xếp dữ liệu hoặc tạo các công thức đơn giản. Các chương trình bảng tính phổ biến bao gồm:
- Apple Numbers
- Google Sheets
- Microsoft Excel
Các công cụ giao tiếp
Một trong những cách sử dụng phổ biến nhất của máy tính trong môi trường làm việc là giao tiếp. Tùy thuộc vào văn hóa và bộ phận công ty, bạn có thể cần sử dụng các kỹ năng tin học văn phòng liên quan đến giao tiếp, từ gửi email cho những người ngoài công ty đến tham gia cuộc họp và liên lạc với đồng nghiệp. Bạn có thể sử dụng:
- Chat (như Slack, Google Chat, Microsoft Teams, Discord, Facebook Workplace Chat)
- Email (như Gmail, Outlook, Apple Mail)
- Các công cụ quản lý dự án
- Cuộc họp trực tuyến (như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, RingCentral, BlueJeans)
Đọc thêm: Các Chứng Chỉ Tin Học Văn Phòng Phổ Biến & Hữu Dụng Bạn Cần Biết
Công cụ cộng tác và quản lý
Công ty là một nhóm người làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Do đó, kỹ năng tin học văn phòng giúp bạn cộng tác với người khác rất quan trọng. Có các chương trình được thiết kế để giúp mọi người làm việc cùng nhau trên tài liệu, bản trình bày, bảng tính và các sản phẩm công việc khác.
Phần mềm quản lý dự án cho phép các nhóm và công ty theo dõi tất cả các hoạt động của một dự án và xem ai làm gì và khi nào. Một số công cụ phổ biến bao gồm:
- Airtable
- Asana
- Google Workspace
- Jira
- Microsoft Teams
- Salesforce
- Các chương trình lưu trữ và chia sẻ tệp như Dropbox, Google Drive, AWS Cloud, iCloud
- Trello
Kỹ năng lập trình và mã hóa
Kỹ năng lập trình và ngôn ngữ mã hóa được sử dụng để tạo ra phần mềm, trang web, ứng dụng và các tính năng khác trên máy tính, máy tính bảng, điện thoại hoặc internet. Những kỹ năng này chủ yếu cần thiết cho các kỹ sư phần mềm, nhà phát triển web và các ngành nghề tương tự. Một số kỹ năng lập trình và ngôn ngữ mã hóa bao gồm:
- Tạo API
- Mở rộng ứng dụng
- Khung back-end
- CSS
- Quản lý cơ sở dữ liệu
- HTML
- Java
- JavaScript
- Python
- Ruby
- SQL
- Phát triển web
Làm sao để cải thiện các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản
Dưới đây là một số lời khuyên để cải thiện các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản:
- Tham gia các khóa học: Bạn có thể học nhiều kỹ năng tin học văn phòng thông qua các khóa học trực tuyến trên các nền tảng giáo dục phổ biến như Coursera, LinkedIn Learning và Udemy. Bạn cũng có thể tham gia các khóa học đại học hoặc cao đẳng trực tuyến hoặc trong trường học. Đối với những kỹ năng máy tính như mã hóa và khoa học dữ liệu, có các chương trình đào tạo chuyên sâu để chuẩn bị cho sự nghiệp trong các lĩnh vực này.
- Truy cập nguồn phần mềm: Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về một chương trình hoặc công nghệ cụ thể, bạn có thể bắt đầu từ trang web của công ty phát triển. Thường có các hướng dẫn miễn phí, câu hỏi thường gặp hoặc cả khóa học và đào tạo do nhà phát triển phần mềm trực tiếp cung cấp.
- Tìm hướng dẫn miễn phí trên YouTube hoặc các nền tảng tương tự: Nếu bạn cần hướng dẫn cách thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trên máy tính, thường có một hoặc nhiều video YouTube sẽ hướng dẫn từng bước. Hãy theo dõi hướng dẫn mỗi khi bạn sử dụng kỹ năng mới cho đến khi bạn thành thạo. Ngoài ra, cũng có nhiều diễn đàn trực tuyến chuyên về tin học văn phòng và công nghệ, nơi bạn có thể đăng câu hỏi và nhận được sự trợ giúp từ cộng đồng người dùng khác.
Vậy là chúng ta đã tìm hiểu về những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết cho dân công sở. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn nhiều kiến thức hữu ích, giúp bạn phát triển sự nghiệp một cách dễ dàng hơn.
Nếu bạn thích các chủ đề tương tự, hãy tiếp tục đọc những bài viết thú vị khác từ MH Group nhé!
Lưu ý: Bài viết này được viết với tư duy MH Group. Hãy nhấp vào đây để biết thêm thông tin về MH Group.
English 
Vietnamese