Giao việc có thể nghe có vẻ đơn giản, và những người giỏi giao việc sẽ khiến chúng ta nghĩ rằng việc đó trông dễ dàng. Nhưng để giao việc một cách hiệu quả, chúng ta cần sự tin tưởng, giao tiếp và phối hợp. Vậy nghệ thuật giao việc là gì? Làm thế nào để bạn có thể giao việc hoặc uỷ thác cho nhân viên một cách hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!
Tầm quan trọng của giao việc hiệu quả
Giao việc đề cập đến việc chuyển giao trách nhiệm từ người này sang người khác. Từ góc độ quản lý, giao việc xảy ra khi người quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên của họ. Bằng cách giao những nhiệm vụ đó cho các thành viên trong nhóm, các nhà quản lý có thêm thời gian để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn đồng thời giữ cho nhân viên tham gia với quyền tự chủ cao hơn.
Theo một nghiên cứu của Gallup, những CEO xuất sắc trong việc giao việc tạo ra doanh thu cao hơn 33%. Những giám đốc điều hành này biết rằng họ không thể hoàn thành mọi thứ một mình và bố trí nhóm của họ để giải quyết các nhiệm vụ mà họ tự tin rằng họ sẽ đạt được. Từ đó, họ trao quyền cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần và tăng năng suất. Trong quá trình này, các CEO giải phóng thời gian của họ để tập trung vào các hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhất và phát triển công ty.
Lợi ích của việc giao việc hiệu quả
Giao việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng mà các nhà quản lý cần có để quản lý nhóm của họ một cách hiệu quả. Giao việc cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất, giúp họ hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và cũng là cách để gắn kết các thành viên trong nhóm. Một số lợi ích mà người quản lý có thể đạt được khi giao việc hiệu quả bao gồm:
1. Tăng năng suất
Ủy thác nhiệm vụ là một yếu tố thúc đẩy năng suất quan trọng và là một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý thời gian và nguồn lực của bạn. Khi bạn giao nhiệm vụ cho người khác, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Nhờ đó, bạn có thể cải thiện đáng kể năng suất của mình.
2. Cải thiện quyền sở hữu
Giao việc hiệu quả có thể dẫn đến cải thiện quyền sở hữu. Khi bạn giao trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm của mình, bạn không chỉ giao việc cho họ; bạn cũng đang dạy họ cách đảm nhận nhiệm vụ một cách độc lập. Khi họ học cách thực hiện tốt nhiệm vụ, cuối cùng họ sẽ trở thành người phụ trách. Quá trình học hỏi và phát triển này là một quá trình mạnh mẽ và có thể ảnh hưởng sâu sắc đến năng suất cũng như thành công chung của nhóm.
3. Cải thiện tinh thần đồng đội
Khi các nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả, nhân viên cảm thấy được trao quyền để đảm nhận các dự án khó khăn hơn. Họ cũng phát triển ý thức trách nhiệm và được thúc đẩy để thực hiện tốt nhất. Điều này dẫn đến cảm giác thân thiết và tinh thần đồng đội, cải thiện hiệu suất. Nhóm của bạn có thể mang lại kết quả tốt hơn với tinh thần cao!
4. Tăng khả năng sáng tạo
Giao việc hiệu quả là chìa khóa để mở khóa khả năng sáng tạo gia tăng trong nhóm của bạn. Phân công nhiệm vụ hiệu quả cho phép mọi người tập trung vào nhiệm vụ của họ và đóng góp những ý tưởng và giải pháp tốt nhất. Nó dẫn đến kết quả tổng thể tốt hơn và quy trình làm việc hợp lý hơn, tăng khả năng sáng tạo. Khi bạn giao việc một cách hiệu quả, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào bức tranh lớn hơn với những ý tưởng sáng tạo.
5. Giảm căng thẳng
Những nhà quản lý học được nghệ thuật giao việc có thể giảm bớt cảm giác lo lắng, vì họ có thể đảm nhận ít công việc hơn và giao phó nó cho đúng người hoặc đúng nhóm. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất của họ mà còn giúp họ có nhiều thời gian hơn để thư giãn và nạp lại năng lượng. Nó có thể giúp các nhà quản lý và lãnh đạo xây dựng mối quan hệ làm việc lành mạnh hơn. Hơn nữa, khi các nhà quản lý ủy thác hiệu quả, họ có thể thấy kết quả nhanh chóng và rõ ràng, dẫn đến cảm giác hài lòng và thành tựu.
6. Ra quyết định tốt hơn
Khi công việc được giao việc chính xác, nó có thể dẫn đến việc người quản lý ra quyết định tốt hơn. Giao việc cho phép các nhà quản lý tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn đòi hỏi chuyên môn và kỹ năng ra quyết định của họ. Ngoài ra, giao nhiệm vụ cho phép các cá nhân khác trong nhóm phát triển kỹ năng và nâng cao kiến thức của họ. Những người quản lý có thể ủy thác hiệu quả thường có một nhóm làm việc hiệu quả và cảm thấy quyền sở hữu nhiều hơn đối với công việc của họ. Sau đó, người quản lý có thể tin tưởng các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định trong lĩnh vực chuyên môn của họ, điều này dẫn đến các lựa chọn tổng thể tốt hơn cho tổ chức.
7. Sử dụng thời gian và nguồn lực tốt hơn
Ủy thác nhiệm vụ là một trong những cách quản lý tài nguyên và thời gian hiệu quả nhất. Khi các nhiệm vụ được giao việc và thực hiện chính xác, người quản lý có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn và giảm bớt các nhiệm vụ không cần thiết. Nó trực tiếp chuyển thành hiệu quả và năng suất được cải thiện cũng như tăng tinh thần và động lực của từng cấp dưới. Ngoài ra, giao việc hiệu quả dẫn đến tiết kiệm chi phí do giảm số giờ làm việc của nhân viên và ít giám sát quản lý hơn.
Một vài phương pháp giao việc hiệu quả
Chia nhiệm vụ hoặc dự án thành các phần nhỏ
Giao việc hiệu quả là chia nhiệm vụ hoặc dự án thành những phần nhỏ, có thể quản lý được. Bằng cách này, cấp dưới của bạn sẽ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng hạn mà không cảm thấy quá tải. Đồng thời, bạn cũng dễ dàng theo dõi tiến độ của những nhiệm vụ nhỏ này hơn.
Hiểu những đầu việc được giao
Không phải nhiệm vụ nào cũng có thể được ủy thác. Hãy tìm hiểu những nhiệm vụ mà bạn có thể giao việc cho nhóm của mình và những nhiệm vụ mà bạn nên giữ lại để xử lý. Đồng thời, hãy nhớ tận dụng điểm mạnh và mục tiêu của từng nhân viên để phân công công việc phù hợp.
Truyền đạt nhiệm vụ, kỳ vọng và thời hạn rõ ràng và mạch lạc
Giao tiếp rõ ràng và mạch lạc là chìa khóa để giao việc hiệu quả. Hãy truyền đạt nhiệm vụ, kỳ vọng và thời hạn một cách rõ ràng để đảm bảo rằng người được giao việc hiểu rõ nhiệm vụ và đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.
Tận dụng điểm mạnh và mục tiêu của nhân viên
Tận dụng những điểm mạnh và mục tiêu của nhân viên để phân công công việc phù hợp. Điều này sẽ giúp tạo động lực và gắn kết trong nhóm.
Sẵn sàng cho những nghi ngờ
Hãy sẵn sàng giải đáp những nghi ngờ của nhóm và cung cấp hỗ trợ bổ sung mà họ yêu cầu. Điều này đảm bảo rằng bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào được giải quyết càng sớm càng tốt và không làm mất đi hiệu quả của việc giao việc.
Cung cấp đúng nguồn lực và trao quyền
Hãy cung cấp nguồn lực và quyền hạn cần thiết để hoàn thành công việc. Đừng đặt ai đó vào một nhiệm vụ bất khả thi, nhưng hãy trao quyền cho những người được giao việc để họ có thể đạt được kết quả mong muốn.
Cho phép thất bại
Hãy cho phép thất bại và tận dụng những ý tưởng và cách tiếp cận mới. Đôi khi việc thử nghiệm và làm sai cũng là cách để phát triển.
Cung cấp và yêu cầu phản hồi
Đưa ra phản hồi sau khi hoàn thành các nhiệm vụ và yêu cầu phản hồi từ nhóm của bạn. Điều này giúp cải thiện quá trình giao việc và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện tốt.
Với những phương pháp trên, bạn có thể giao việc một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt hơn trong quản lý nhóm. Hãy tận dụng những lợi ích của việc giao việc hiệu quả và làm việc hiệu quả cùng với nhóm của bạn!
English 
Vietnamese