Văn hoá email là yếu tố quan trọng để gửi tin nhắn cho khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, đồng nghiệp và người quản lý. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc này, bạn có thể tránh những hiểu lầm và lỗi gây ảnh hưởng xấu đến bạn và tổ chức mà bạn đại diện.
Văn hoá email là định nghĩa như thế nào?
Văn hóa email bao gồm các nguyên tắc xã hội ảnh hưởng đến cách mọi người tương tác qua email. Mặc dù có thể có sự khác biệt theo ngành nghề, công ty và thế hệ, tinh thần của văn hóa email vẫn nhằm mục đích giao tiếp rõ ràng và tôn trọng.
Giao tiếp kinh doanh cần đơn giản nhưng chuyên nghiệp. Khi bạn phát triển mối quan hệ với người mà bạn gửi email (khách hàng tiềm năng hoặc đồng nghiệp), bạn có thể sử dụng ngôn ngữ phổ thông trong khi vẫn duy trì giọng điệu chuyên nghiệp. Điều này cho phép bạn thể hiện cá tính của mình để những người khác có thể hiểu bạn hơn và cảm thấy thoải mái khi hợp tác kinh doanh với bạn.
Tại sao văn hoá email cần được chú trọng?
Tuân theo văn hóa email giúp bạn thiết lập tính chuyên nghiệp, giao tiếp tốt hơn và xây dựng mối quan hệ bền vững. Điều này đóng vai trò quan trọng giúp con đường sự nghiệp của bạn trở nên trơn tru hơn.
Với văn hóa email, bạn có thể:
- Truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
- Tăng cường sự kết nối giữa người gửi và người nhận.
- Mang đến hiệu quả trong công việc của mỗi cá nhân, mỗi team.
- Là cách thể hiện thương hiệu cá nhân. Việc trình bày email cũng là yếu tố quan trọng trong xây dựng thương hiệu cá nhân. Thông qua việc viết, nhận và gửi email, bạn có thể thể hiện tính cách, phong cách làm việc, cách tư duy và cách nhìn nhận vấn đề.
Các lỗi thường gặp trong văn hoá email
1. Tiêu đề không rõ ràng/Không có tiêu đề
Tiêu đề email không rõ ràng sẽ khiến người nhận khó hiểu nội dung của email từ đầu. Ngoài ra, việc không viết tiêu đề cũng là một lỗi thường gặp, làm mất đi tính chuyên nghiệp của email.
2. Không có lời chào hoặc lời tạm biệt
Thiếu lời chào và lời tạm biệt trong email cũng là lỗi phổ biến. Việc thiếu lời chào và lời tạm biệt sẽ gây ấn tượng không tốt đối với người nhận.
3. Lời lẽ tùy tiện
Mặc dù sử dụng từ ngữ phổ thông được khuyến khích, nhưng bạn nên hạn chế sử dụng lời lẽ tùy tiện. Việc này sẽ làm mất tính chuyên nghiệp của email trong mắt người nhận.
4. Coi viết email chỉ là một kỹ năng đơn giản
Viết email không chỉ là một kỹ năng đơn giản và không cần học hoặc chỉ học qua loa. Việc coi thường viết email có thể dẫn đến nhiều lỗi và gây ấn tượng không tốt với người nhận.
5. Viết email sai chính tả nhiều
Viết email sai chính tả cũng là một lỗi phổ biến. Việc viết email có quá nhiều lỗi chính tả sẽ làm mất đi độ uy tín và chuyên nghiệp của bạn.
6. Không gửi file đính kèm
Việc quên gửi file đính kèm là một lỗi phổ biến. Đồng thời, việc gửi nhầm file đính kèm cũng là một lỗi nghiêm trọng.
Hướng dẫn văn hoá giao tiếp qua email tiêu chuẩn
Tiêu đề email rõ ràng, súc tích
Tiêu đề email cần rõ ràng, súc tích. Chú ý chọn từ ngữ ngắn gọn, rõ ràng và ý nghĩa.
Cấu trúc email tiêu chuẩn
Email tiêu chuẩn gồm 3 phần chính: lời chào, nội dung chính và lời cảm ơn. Hãy viết ngắn gọn, rõ ràng và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng.
Tạo chữ ký email
Chữ ký trong email giúp tăng tính chuyên nghiệp. Chú ý bao gồm họ tên, SĐT, chức vụ, địa chỉ cơ quan, v.v.
Phân loại khi gửi email
Hiểu rõ tính chất của các phân loại email như To, CC và BCC để gửi email đúng mục đích.
Chú ý file đính kèm
Ghi chú rõ ràng về việc đã đính kèm file để người nhận không bỏ qua. Đảm bảo gửi lại file đính kèm khi thêm người vào chuỗi email.
Điền email người nhận cẩn thận
Sau khi hoàn thành nội dung email, hãy điền email người nhận cẩn thận để tránh gửi nhầm hoặc gửi sai nội dung.
Trả lời email như thế nào?
Cách trả lời email thích hợp tùy thuộc vào từng người. Với đồng nghiệp cùng team, trả lời ngay lập tức hoặc trong vòng 12 giờ. Đối với đồng nghiệp trong công ty, trả lời trong vòng 24 giờ. Với các liên hệ bên ngoài, trả lời trong thời gian hợp lý (không quá chậm và không quá sớm).
Sử dụng ngôn từ, ngữ pháp chuẩn mực
Luôn sử dụng ngôn từ và ngữ pháp chuẩn mực. Hạn chế sử dụng sai từ và ngữ pháp.
Không sử dụng ký hiệu đặc biệt
Hạn chế sử dụng ký hiệu đặc biệt trong email. Trừ khi đúng với hình ảnh thương hiệu của bạn, hãy hạn chế việc sử dụng chúng.
Chú ý giọng điệu
Chú ý sử dụng giọng điệu phù hợp trong email. Tránh sử dụng từ tiêu cực, đừng đùa cợt, cắt bỏ tính từ và sao chép từ người nhận.
English 
Vietnamese