Hiện nay, vị trí Receptionist đã trở thành một vị trí không thể thiếu trong ngành nhà hàng và khách sạn. Receptionist đóng vai trò như “bộ mặt” của một nhà hàng hoặc khách sạn, vì vậy nhu cầu tuyển dụng cho vị trí này rất cao.
Reception là gì?
Reception là một phòng thuộc bộ phận tiền sảnh (Front office) trong khách sạn. Khi khách đến bất kỳ nhà hàng hoặc khách sạn nào, phòng reception luôn là nơi tiếp đón khách hàng đầu tiên. Vì vậy, bộ phận lễ tân đóng vai trò quan trọng như một bộ mặt của khách sạn, để lại ấn tượng cho khách hàng trong suốt thời gian họ sử dụng dịch vụ. Ngoài ra, lễ tân còn kết nối các bộ phận khác trong khách sạn để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Receptionist là gì?
Receptionist là những người có vai trò chính trong việc tiếp đón và quảng bá hình ảnh công ty với khách hàng. Họ là những người đầu tiên tiếp xúc khách hàng và đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Một số nhiệm vụ chính của receptionist bao gồm:
- Tiếp đón, hỗ trợ và hướng dẫn khách đến thăm và sắp xếp phòng họp.
- Xử lý các công việc hàng ngày để kiểm soát tài sản của công ty.
- Tư vấn bán phòng và giới thiệu khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn, như spa, fitness, và nhiều hơn nữa.
- Phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các yêu cầu của khách hàng trong suốt thời gian sử dụng dịch vụ.
- Trả lời cuộc gọi và giải đáp thắc mắc của khách hàng.
- Đảm bảo các chi phí được phê duyệt.
- Chuyển hướng cuộc gọi và chuyển tiếp tin nhắn.
- Tiền mặt: chịu trách nhiệm cho các giao dịch tiền mặt như tạm ứng và thanh toán, và lập báo cáo tiền mặt hàng tháng.
- Quản lý tài sản cố định của văn phòng khách sạn.
- Hỗ trợ sắp xếp logistic cho nhân viên khi đi công tác, đào tạo, hội thảo, hoặc tham gia sự kiện.
- In hóa đơn và sắp xếp tài liệu để đảm bảo tính chính xác của hóa đơn vào và ra.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công.
Kỹ năng của một Receptionist
Ngoài kiến thức học vấn, một receptionist cần phải có các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc hiệu quả nhất. Một số kỹ năng quan trọng bao gồm:
- Hành chính, văn thư: kỹ năng soạn thảo, sử dụng các công cụ hỗ trợ như máy in, máy tính, máy scan và xử lý tài liệu.
- Giao tiếp đa dạng:
- Giao tiếp trực tiếp bằng lời nói: chuẩn bị tông giọng, tốc độ nói, và sử dụng các từ ngữ lịch sự như “xin phép,” “cảm ơn,” “vui lòng,” và “xin lỗi.”
- Giao tiếp bằng văn bản: truyền tải thông tin một cách rõ ràng và chính xác, chú ý xưng hô phù hợp với khách hàng.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: sử dụng cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, tác phong chuyên nghiệp để truyền đạt thông điệp và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
- Tác phong chuyên nghiệp: sở hữu phong cách làm việc chuyên nghiệp để xử lý các yêu cầu phát sinh một cách gọn gàng và hợp lý.
- Khả năng lắng nghe và xử lý tình huống: khả năng lắng nghe khách hàng và xử lý các tình huống phức tạp để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Mức lương của Receptionist có thể cao hơn nhiều người nghĩ
Nhìn chung, mức lương của receptionist ở khá mức trong ngành dịch vụ. Vì công việc của receptionist đòi hỏi khối lượng công việc lớn và áp lực cao, vì vậy mức lương thường cao hơn so với nhiều ngành nghề khác. Với khối lượng công việc tiếp xúc khách hàng đa dạng và áp lực để đảm bảo chất lượng dịch vụ, receptionist có khả năng tương tác với từ 100-300 khách hàng mỗi ngày.
Làm receptionist không chỉ đòi hỏi các kỹ năng chuyên môn mà còn yêu cầu kiến thức văn hóa và xã hội rộng. Tuy nhiên, việc đảm bảo khách hàng hài lòng và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng là mục tiêu chính của receptionist. Vì vậy, mức lương của receptionist có thể cao hơn nhiều người nghĩ.
Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã hiểu rõ hơn về vị trí receptionist, quy trình làm việc, kỹ năng cần thiết và mức lương của vị trí này. Nếu bạn quan tâm đến vị trí này, hãy tham khảo website MH Group để biết thêm thông tin chi tiết và các cơ hội việc làm trong lĩnh vực này.
Vietnamese 
English