Những ai đã từng làm dự án đều biết rõ vai trò không thể thiếu của thư ký dự án trong việc đảm bảo thành công của mỗi dự án. Vậy thì thư ký dự án là gì? Nhiệm vụ của thư ký dự án là gì? Hãy cùng MH Group tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Thư ký dự án là gì?
Thư ký dự án, hay còn gọi là “Project Secretary” trong tiếng Anh, chịu trách nhiệm hỗ trợ công việc quản lý hành chính cho nhóm dự án, bao gồm việc chuẩn bị và sắp xếp giấy tờ, đặt hàng, lập và xử lý hóa đơn, và nhiều công việc khác. Thời gian làm việc chủ yếu tại văn phòng, tuy nhiên trong giai đoạn dự án gấp rút, thư ký dự án phải làm thêm giờ để đảm bảo hoàn thành công việc.
Thư ký dự án làm gì?
Quản lý tài liệu
Một trong những công việc quan trọng đầu tiên của thư ký dự án là quản lý tài liệu. Việc lưu trữ tài liệu quan trọng, bao gồm hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng… cần được thực hiện một cách ngăn nắp và an toàn để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
Đặt hàng thiết bị
Thư ký dự án liên hệ với các nhà cung cấp thiết bị mà dự án sử dụng, ví dụ như máy tính, đồ dùng văn phòng phẩm… để đảm bảo các thiết bị cần thiết đã sẵn sàng.
Trả lời thư và cuộc gọi đến
Thư ký dự án đóng vai trò là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp và các đối tác liên quan đến dự án. Họ phải trả lời cuộc gọi, email và thư từ một cách chuyên nghiệp và chỉn chu.
Xử lý hóa đơn
Thư ký dự án thực hiện xử lý hóa đơn với khách hàng, nhà thầu, nhà cung cấp nguyên liệu… Điều này bao gồm việc lập và xử lý hóa đơn theo đúng thời hạn.
Tổ chức các cuộc họp
Thư ký dự án phải sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty, bao gồm việc quản lý lịch trình và thông báo cho các thành viên tham gia.
Làm thêm một số công việc khác
Ngoài những kỹ năng trên, một thư ký dự án cần có những kỹ năng khác, bao gồm:
- Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ tin học văn phòng.
- Kỹ năng giao tiếp: Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp và lãnh đạo.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Quản lý thời gian cá nhân và của người quản lý.
- Kỹ năng tổ chức: Tổ chức cuộc họp và quản lý hồ sơ.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Phát hiện và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và nhạy bén.
Mức lương của thư ký dự án
Mức lương của thư ký dự án có thể dao động từ 9-13 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào trình độ, nơi làm việc và tính chất công việc. Thư ký dự án cũng có các chế độ đãi ngộ khác, tùy thuộc vào doanh nghiệp.
Hãy cùng MH Group tìm hiểu thêm về công việc thư ký dự án và tìm việc làm thư ký dự án tại đây.
Vietnamese 
English